Este Contrato regula el acceso, instalación y uso del software KOKEN, así como los derechos y obligaciones de ONCE CERO CUATRO S.R.L. y el Usuario.
This Agreement governs the access, installation, and use of the KOKEN software, as well as the rights and obligations of ONCE CERO CUATRO S.R.L. and the User.
1. Identificación del Titular / Identification of the Owner
Español:
Titular del Software: ONCE CERO CUATRO S.R.L., sociedad de responsabilidad limitada, cédula jurídica N.º 3-102-807909, con domicilio en San Pablo de Heredia, Costa Rica.
Propietario del Software: KOKEN, sistema SaaS desarrollado y operado por ONCE CERO CUATRO S.R.L.
English:
Software Owner: ONCE CERO CUATRO S.R.L., a limited liability company, corporate ID No. 3-102-807909, domiciled in San Pablo de Heredia, Costa Rica.
Software Product: KOKEN, a SaaS platform developed and operated by ONCE CERO CUATRO S.R.L.
2. Aceptación del Contrato / Acceptance of Agreement
Español:
Al acceder, registrarse o utilizar KOKEN, usted ("Usuario") acepta quedar legalmente vinculado por los términos del presente Contrato de Licencia de Usuario Final ("EULA"). Si no acepta estos términos, no debe acceder ni utilizar el Software.
English:
By accessing, registering, or using KOKEN, you ("User") agree to be legally bound by this End User License Agreement ("EULA"). If you do not agree to these terms, you must not access or use the Software.
3. Definiciones / Definitions
"Software": La plataforma KOKEN, incluyendo su código, interfaz, diseño, documentación, base de datos y cualquier funcionalidad en la nube asociada.
"Usuario": Toda persona física o jurídica que accede, utiliza o interactúa con el Software, sea a título gratuito o mediante suscripción.
"Cuenta": Perfil único asociado a un Usuario autorizado, que permite el acceso al Software.
"Contenido": Información, datos, archivos o materiales cargados o generados por el Usuario.
"Datos Personales": Toda información que permita identificar directa o indirectamente a una persona física, conforme a la Ley N.º 8968.
"Organización": Clínica, hospital veterinario o entidad corporativa inscrita en Koken, que actúa como Encargado Institucional del Tratamiento conforme a la Política de Privacidad.
"Subencargado Global": Proveedor tecnológico o de infraestructura utilizado por Koken bajo obligaciones contractuales equivalentes a SCC u otros marcos internacionales aplicables.
"Información Derivada": Se entenderá por Información Derivada toda información, resultado, conjunto de datos, modelo, inferencia, métrica, indicador, patrón, correlación, proyección, output analítico o producto informacional generado directa o indirectamente a partir del uso del Software, que haya sido sometido a procesos técnicos y organizacionales de disociación, anonimización, seudonimización, agregación, abstracción o modelado, de forma tal que no constituya datos personales, datos sensibles ni registros clínicos individualizables conforme a la legislación aplicable. La Información Derivada no se considera Contenido del Usuario ni Registro Clínico, y posee naturaleza autónoma, distinta e independiente respecto de los datos fuente que le dieron origen.
English:
"Software": The KOKEN platform, including its code, interface, design, documentation, databases, and any associated cloud functionalities.
"User": Any natural or legal person accessing, using, or interacting with the Software, either freely or under a subscription.
"Account": Unique profile associated with an authorized User that enables access to the Software.
"Content": Information, data, files, or materials uploaded or generated by the User.
"Personal Data": Any information that identifies or can identify a natural person, pursuant to Law No. 8968.
"Organization": Veterinary clinic, hospital, or corporate entity registered in Koken that acts as the Institutional Data Processor in accordance with the Privacy Policy.
"Global Sub-processor": Technology or infrastructure provider engaged by Koken under contractual obligations equivalent to Standard Contractual Clauses (SCC) or other applicable international data-protection frameworks.
4. Objeto y Alcance de la Licencia / Object and Scope of the License
Español:
ONCE CERO CUATRO S.R.L. otorga al Usuario una licencia limitada, no exclusiva, intransferible y revocable para acceder y utilizar el Software conforme a los presentes términos, exclusivamente para los fines autorizados por la empresa y dentro del marco legal aplicable.
Esta licencia no transfiere al Usuario ningún derecho de propiedad sobre el Software ni sobre sus componentes.
English:
ONCE CERO CUATRO S.R.L. grants the User a limited, non-exclusive, non-transferable, and revocable license to access and use the Software under these terms, solely for purposes authorized by the company and within the applicable legal framework.
This license does not transfer any ownership rights over the Software or its components to the User.
5. Tipos de Licencia / License Types
Español:
KOKEN ofrece una versión gratuita con funcionalidades limitadas y versiones de pago bajo modalidad de suscripción. Los servicios de pago se activan mediante tarjeta de crédito, pasarela de pago, distribuidor autorizado o App Store.
Las suscripciones se renuevan automáticamente, salvo cancelación previa del Usuario. No se ofrecen reembolsos, salvo disposición legal en contrario.
English:
KOKEN offers a free version with limited features and paid versions under a subscription model. Paid services are activated via credit card, payment gateway, authorized distributor, or App Store.
Subscriptions renew automatically unless canceled by the User. Refunds are not provided except as required by law.
6. Restricciones de Uso / Use Restrictions
Español:
El Usuario no podrá: a) Realizar ingeniería inversa, descompilar o desensamblar el Software. b) Sublicenciar, arrendar, ceder o revender el Software. c) Modificar, alterar o crear obras derivadas del código o interfaz. d) Usar el Software en servidores no autorizados o integrarlo en otros sistemas. e) Utilizar el Software para fines ilícitos o contrarios a la moral y al orden público.
English:
The User shall not: a) Reverse engineer, decompile, or disassemble the Software. b) Sublicense, rent, assign, or resell the Software. c) Modify, alter, or create derivative works of the code or interface. d) Use the Software on unauthorized servers or integrate it with other systems. e) Use the Software for unlawful purposes or in violation of public order and morality.
7. Propiedad Intelectual / Intellectual Property
Español:
Todo el contenido, código, diseño, bases de datos, marcas, nombres comerciales y documentación del Software son propiedad exclusiva de ONCE CERO CUATRO S.R.L. y están protegidos por la Ley de Derechos de Autor y Derechos Conexos N.º 6683 y tratados internacionales.
El presente EULA no concede ningún derecho de propiedad intelectual, salvo el uso autorizado expresamente.
Los datos clínicos generados por veterinarios o clínicas constituyen obra profesional protegida por la Ley 6683 y poseen carácter de información sensible operativa, sujeta a confidencialidad, trazabilidad y acceso restringido según roles autorizados.
Sin perjuicio de la titularidad que corresponda al Usuario o a la Organización sobre los registros clínicos, notas profesionales y demás Contenidos cargados o generados directamente en el Software, KOKEN será titular exclusivo de todos los derechos patrimoniales, económicos y de explotación sobre la Información Derivada, incluyendo, sin carácter limitativo, derechos de uso, reproducción, transformación, comunicación, licenciamiento, cesión y comercialización, en cualquier modalidad técnica o contractual lícita. La titularidad de la Información Derivada no se ve afectada por la naturaleza, origen o sensibilidad de los datos subyacentes, en tanto dichos datos hayan sido sometidos a procesos de disociación conforme a este Contrato.
English:
All content, code, design, databases, trademarks, trade names, and documentation of the Software are the exclusive property of ONCE CERO CUATRO S.R.L. and protected under the Costa Rican Copyright and Related Rights Law No. 6683 and international treaties.
This EULA grants no intellectual property rights other than those expressly authorized.
Clinical data generated by veterinarians or clinics constitutes professional work protected under Law 6683 and has the character of operationally sensitive information, subject to confidentiality, traceability, and role-based access.
8.1 Declaración de Consentimiento / Declaration of Consent
Español:
Al aceptar este Contrato de Licencia de Usuario Final (EULA) y registrarse en la plataforma Koken, todo usuario —tutor, veterinario, clínica u organización afiliada— declara haber leído, comprendido y otorgado su consentimiento libre, previo, informado y expreso para el tratamiento de sus datos personales, profesionales, técnicos y clínicos conforme a la Ley N.º 8968, su Reglamento y demás normativa aplicable en Costa Rica.
Este consentimiento incluye: El almacenamiento, procesamiento, gestión y uso de datos personales, profesionales, técnicos y clínicos por parte de ONCE CERO CUATRO S.R.L., en su condición de Responsable del Tratamiento. El acceso controlado a dicha información por parte de veterinarios, clínicas, organizaciones o profesionales registrados en el sistema, únicamente cuando sea necesario para la atención, seguimiento o interconsulta de un mismo paciente animal. La generación, conservación y uso de información derivada del uso de la plataforma con fines de trazabilidad, mejora continua, análisis estadístico, seguridad y desarrollo de nuevas funcionalidades. El uso de datos anonimizados o agregados para fines de investigación, validación y entrenamiento de modelos de IA, sin producir efectos legales o clínicos sin intervención humana. La confirmación de que la Política de Privacidad de Koken 2.0 es parte integral y vinculante de este EULA. Cualquier actualización será notificada mediante los canales oficiales.
English:
By accepting this End User License Agreement (EULA) and registering on the Koken platform, every user—pet owner, veterinarian, clinic, or affiliated organization—declares having read, understood, and granted free, prior, informed, and express consent for the processing of their personal, professional, technical, and clinical data in accordance with Costa Rican Law No. 8968, its Regulation, and all applicable legislation.
Such consent expressly includes: The storage, processing, management, and use of personal, professional, technical, and clinical data by ONCE CERO CUATRO S.R.L., acting as the Data Controller. Controlled access to such information by veterinarians, clinics, organizations, or registered professionals solely when necessary for the care, follow-up, or inter-consultation of the same animal patient. The generation, retention, and use of information derived from platform activity for traceability, service improvement, statistical analysis, security, and new feature development. The use of anonymized or aggregated data for research purposes and for training or validation of AI models, without producing clinical or legal effects without human intervention. Confirmation that the Koken Privacy Policy 2.0 is an integral and binding part of this Agreement. Any update will be communicated through official channels.
8.2 Roles y Responsabilidades / Roles and Responsibilities
Español:
ONCE CERO CUATRO S.R.L. (Koken): Responsable del Tratamiento. Determina los fines, medios y medidas de seguridad aplicables. Clínicas y Hospitales: Encargados Institucionales del Tratamiento. Gestionan el acceso de sus usuarios internos (veterinarios, asistentes, personal administrativo). Veterinarios: Subencargados Operativos, accediendo solo a la información necesaria para fines clínicos autorizados. Tutores: Titulares de sus datos personales. Su aceptación del EULA autoriza el acceso clínico necesario para la atención de su mascota. Los registros clínicos generados por profesionales son propiedad del veterinario o de la organización según legislación aplicable, protegidos por la Ley N.º 6683.
English:
ONCE CERO CUATRO S.R.L. (Koken): Acts as the Data Controller, determining the purposes, means, and security measures. Clinics and Hospitals: Institutional Data Processors. They manage internal user access (veterinarians, assistants, administrative staff). Veterinarians: Operational Sub-processors, accessing only the information required for legitimate clinical purposes. Pet Owners: Data Subjects of their personal information, whose acceptance of this EULA authorizes necessary clinical access. Clinical records generated by professionals remain their exclusive intellectual property and are protected under Law No. 6683.
8.3 Privacy by Design y Privacy by Default / Privacy by Design and Privacy by Default
Español:
Koken aplica principios de Privacy by Design y Privacy by Default, incluyendo minimización de datos, accesos basados en roles, segregación por organización (multi-tenant), trazabilidad completa de accesos, cifrado en tránsito y reposo, y segregación de entornos de producción y desarrollo.
English:
Koken applies Privacy by Design and Privacy by Default principles, including data minimization, role-based access, organizational segregation (multi-tenant), full access traceability, encryption in transit and at rest, and separation of production and development environments.
8.4 Subencargados Globales y Transferencias Internacionales / Global Sub-processors and International Data Transfers
Español:
Koken podrá utilizar proveedores tecnológicos globales para alojamiento, respaldo, análisis, seguridad o IA. Estos subencargados operan bajo contratos que incorporan obligaciones equivalentes a las Standard Contractual Clauses (SCC) o marcos contractuales de protección adecuados. La ubicación exacta de la infraestructura no necesita revelarse públicamente, siempre que se mantenga un nivel equivalente o superior de seguridad y confidencialidad.
English:
Koken may engage global technology providers for hosting, backup, analytics, security, or AI. These subprocessors operate under contracts incorporating obligations equivalent to the Standard Contractual Clauses (SCC) or adequate protection frameworks. The exact infrastructure location does not require public disclosure, provided that adequate or higher levels of security and confidentiality are maintained.
8.5 Alcance Internacional (GDPR/CCPA) / International Scope (GDPR/CCPA)
Español:
Koken adopta prácticas inspiradas en GDPR y CCPA/CPRA como referencia de buenas prácticas, sin que ello implique adhesión plena, certificación ni sometimiento a dichas jurisdicciones, salvo cuando así lo exija la ley.
English:
Koken adopts GDPR and CCPA/CPRA-inspired practices as reference standards, without implying full adherence, certification, or submission to those jurisdictions, except where legally required.
8.6 Revocación y Vigencia del Consentimiento / Revocation and Validity of Consent
Español:
El usuario podrá revocar, limitar o modificar su consentimiento en cualquier momento mediante las herramientas de privacidad de la plataforma. La revocación no tiene efectos retroactivos sobre tratamientos ya realizados legítimamente ni afecta la validez de registros clínicos previamente generados. El consentimiento se mantiene vigente mientras la cuenta esté activa o el usuario utilice el Software.
English:
Users may revoke, limit, or modify their consent at any time through the platform's privacy tools. Revocation has no retroactive effect on lawful past processing nor affects the validity of existing clinical records. Consent remains valid while the account is active or the Software is in use.
8.7 Evidencia de Consentimiento / Evidence of Consent
Español:
La aceptación electrónica del EULA y de la Política de Privacidad mediante clic de aceptación, casillas de verificación u otros mecanismos digitales constituye prueba válida del consentimiento informado según los artículos 7 y 9 del Reglamento de la Ley N.º 8968. Cada aceptación se registra incluyendo fecha, hora, IP y usuario responsable, como respaldo probatorio.
English:
Electronic acceptance of the EULA and the Privacy Policy through acceptance click, checkbox, or equivalent digital mechanisms constitutes valid evidence of informed consent under Articles 7 and 9 of the Regulation to Law No. 8968. Each acceptance is logged with date, time, IP address, and responsible user as evidentiary support.
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